17
September, 2018
Data management is typisch een gebied dat pas echt tot zijn recht komt wanneer business en IT gelijk opgaan. Dat is ook meteen de reden waarom het vaak moeilijk is de doelen te realiseren.
Een belangrijk onderdeel van data management is het documenteren van de data. Dit dient zowel aan de business kant als bij IT te gebeuren.
Aan beide kanten bestaan er definities van de data en kwaliteitsregels. Een lijst van definities wordt vaak een Business Glossary genoemd voor de business en een Data Dictionary voor IT. Op dezelfde manier bestaan er Business Rules (business) en Datakwaliteit regels (IT). De relaties die er bestaan tussen de verschillende definities en datakwaliteit regels geven samen een compleet beeld van de data. Het uitwerken en documenteren van deze onderlinge relaties geeft een stevige basis voor actieve data management.
De samenhang tussen Business en IT bij data management
Dit is het makkelijkst inzichtelijk te maken aan de hand van een voorbeeld.
Laten we als voorbeeld eens een produkt nemen. Produkt geldt dan als business entiteit. Een produkt komt voor in verschillend tabellen aan de IT kant. Het produkt heeft als attribuut bijvoorbeeld de produktnaam. Deze produktnaam is opgeslagen in een veld in de tabellen van de benodigde IT applicaties. Op de produktnaam zijn bepaalde business rules van toepassing in de vorm van conventies omtrent bijvoorbeeld naamgeving. Idealiter worden deze business rules geïmplementeerd als datakwaliteits regels in de verschillende IT systemen.
Aan de kant van de business komt een produkt maar 1 keer voor. Er is maar één fysiek produkt dat verkocht kan worden. In de IT systemen ligt het meestal wat complexer. Het produkt zit namelijk in het artikelbestand van de webwinkel zodat het besteld kan worden. Hetzelfde produkt zit echter ook in bijvoorbeeld een ERP systeem voor order fullfilment en shipment van het produkt. Om nog maar te zwijgen van marketing-, contentmanagement-, en CRM-systemen.
Aan de kant van de business komt een produkt maar 1 keer voor. Er is maar één fysiek produkt dat verkocht kan worden. In de IT systemen ligt het meestal wat complexer.
De voordelen van het duidelijk definiëren van business entiteiten worden vaak onderschat. In bovenstaand voorbeeld van een produkt is het bijvoorbeeld aan te bevelen om te definiëren hoe de naam van het produkt op is gebouwd, wat de mogelijke categorieën zijn, en of de bestandsdelen van het produkt in percentages of milligrammen wordt vastgelegd. Gezien het feit dat er meerdere applicaties zijn die gebruikt worden voor verschillende doeleinden, kan er ook gekeken worden naar de verschillende applicaties waarin produkten worden opgeslagen, en welke attributen waar beschikbaar zijn. Prijs staat misschien alleen vermeld in de web-winkel, en niet in het email marketing systeem.
Begippen als loyaliteit en klantwaarde zijn nog veel minder éénduidig en profiteren daardoor nog veel meer van een definitie die vast is gelegd en door iedereen ingezien en gebruikt kan worden.
Het vastleggen van definities en datakwaliteits regels moet aan de basis liggen van elke master data implementatie. De tijd en moeite die hierin wordt gestoken betaald zich onder andere terug in een gedeelde vocabulaire, sneller trainen van nieuwe mensen en een versnelde implementatie van data gerelateerde projecten.